Quali documenti servono per richiedere il codice LEI?

Per la maggior parte delle aziende italiane non sono necessari documenti aggiuntivi per richiedere il codice LEI. I dati principali dell’azienda vengono verificati nel registro delle imprese e, se i dati sono corretti, il codice LEI viene solitamente rilasciato lo stesso giorno lavorativo.

Documenti aggiuntivi vengono richiesti solo se una parte della domanda necessita di ulteriore conferma. Questo può accadere, ad esempio, se il richiedente non ha poteri di rappresentanza dell’azienda, se l’azienda ha una società madre che la consolida, oppure se si tratta di un fondo o di un’azienda estera.

Se è necessario un documento aggiuntivo, LEI Universal si mette in contatto e spiega cosa presentare.

Quando di solito non sono necessari documenti?

Una normale S.r.l. o S.p.A. italiana di solito non deve caricare documenti se:

• i dati dell’azienda sono presenti e aggiornati nel registro delle imprese;
• la domanda viene presentata da un amministratore o da un’altra persona con potere di rappresentanza;
• l’azienda non ha una società madre consolidante ai fini LEI;
• i dati indicati nella domanda coincidono con quelli del registro.

In questo caso è sufficiente compilare il modulo di domanda, verificare i dati e completare il pagamento della richiesta.

Quando possono servire documenti aggiuntivi?

Un documento aggiuntivo viene richiesto quando i soli dati del registro non sono sufficienti per rilasciare il codice LEI o per confermare i dati.

Il richiedente non ha potere di rappresentanza

Se la domanda viene presentata da una persona che, secondo il registro delle imprese, non ha potere di rappresentanza dell’azienda, è necessaria una procura firmata da un amministratore. La procura conferma che il richiedente ha il diritto di richiedere, rinnovare o gestire il codice LEI per conto dell’azienda.

L’azienda ha una società madre consolidante

Se l’azienda fa parte di un gruppo e la società madre consolida i risultati economici dell’azienda, nella domanda occorre indicare i dati della società madre.

Per confermare il rapporto può essere necessario il bilancio consolidato, da cui risulti il legame tra la società madre e la controllata. Il bilancio richiesto nel modulo di domanda di LEI Universal non deve risalire a più di due anni fa.

Se l’azienda non ha una società madre ai fini LEI, nella domanda si indica il relativo motivo e non viene richiesto alcun documento sulla società madre.

Per saperne di più: Dati della società madre nella richiesta del codice LEI

Si tratta di un fondo di investimento o pensione

Per i fondi di investimento e pensione, i dati vengono verificati nel registro dei partecipanti al mercato tenuto dalla Consob. Se necessario, LEI Universal può richiedere il prospetto del fondo, il regolamento del fondo o un altro documento da cui risulti la struttura giuridica del fondo.

Per i fondi, i dati LEI possono comprendere anche la società di gestione e i rapporti tra fondo umbrella e comparti.

Per saperne di più: Richiesta del codice LEI per un fondo

L’azienda è registrata al di fuori dell’Italia

I dati di un’azienda estera vengono verificati nel registro delle imprese del relativo paese o in un’altra fonte ufficiale. Se l’azienda non può essere reperita nel registro o se i dati del registro non sono sufficienti, può essere necessario un estratto del registro, l’atto costitutivo o un altro documento ufficiale.

Il documento viene richiesto solo se è necessario per confermare i dati dell’azienda.

Quali documenti possono essere necessari?

Nella richiesta del codice LEI, in casi particolari, possono essere necessari ad esempio i seguenti documenti:

• procura firmata da un amministratore;
• bilancio consolidato;
• prospetto del fondo o regolamento del fondo;
• estratto del registro dell’azienda estera;
• atto costitutivo o altro documento ufficiale che confermi i dati dell’azienda.

Non è necessario presentare tutti questi documenti contemporaneamente. Di solito è sufficiente un documento specifico, quando durante l’esame della domanda emerge la necessità di verificare ulteriormente un determinato tipo di dato.

Quali documenti servono per il trasferimento del codice LEI?

Se l’azienda dispone già di un codice LEI e desidera trasferirne la gestione a LEI Universal, non viene richiesto un nuovo codice. Il codice LEI esistente viene trasferito da un altro fornitore di servizi.

Per il trasferimento è necessaria una procura firmata, ovvero un documento Letter of Authorisation. Questo conferma che l’azienda autorizza LEI Universal a gestire il proprio codice LEI e a rinnovarlo, se necessario, in futuro.

Non è necessario redigere personalmente la procura. LEI Universal invia una procura precompilata con i dati dell’azienda dopo la presentazione della richiesta di trasferimento. Di solito non sono necessari altri documenti per il trasferimento.

Per saperne di più: Come funziona il trasferimento del codice LEI?

Come presentare i documenti?

Se è necessario un documento, è possibile allegarlo tramite il modulo di domanda.

• Carica il documento nel campo apposito del modulo di domanda.
• Assicurati che il documento sia leggibile e contenga i dati necessari.
• Utilizza un formato di file adeguato: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, RTF o ODT.
• Se il documento richiede una firma, presenta la versione firmata.

Se la domanda è già stata presentata e un documento aggiuntivo si rende necessario successivamente, LEI Universal si mette in contatto e fornisce le istruzioni per presentarlo.

Cosa succede se manca un documento necessario?

Se per l’esame della domanda è necessario un documento aggiuntivo, il codice LEI non può essere rilasciato prima della sua presentazione. Di solito non è necessario presentare nuovamente la domanda: il documento mancante può essere aggiunto in un secondo momento.

Una volta presentato il documento e confermati i dati, l’esame della domanda prosegue.

Domande frequenti

Una normale S.r.l. ha bisogno di documenti per richiedere il codice LEI?

Di solito no. Se i dati della S.r.l. sono presenti nel registro delle imprese e la domanda viene presentata da una persona con potere di rappresentanza, di solito non sono necessari documenti aggiuntivi.

Quando è necessaria una procura?

La procura è necessaria quando la domanda viene presentata da una persona che, secondo il registro delle imprese, non ha potere di rappresentanza dell’azienda. La procura deve essere firmata da una persona con potere di rappresentanza.

Per la società madre è sempre necessario presentare un documento?

Non sempre. Un documento può essere necessario quando l’azienda ha una società madre consolidante ai fini LEI e tale rapporto deve essere confermato. Di solito a questo scopo si utilizza il bilancio consolidato.

Per il trasferimento del codice LEI servono documenti?

Sì. Per il trasferimento è necessaria una procura firmata, ovvero un documento Letter of Authorisation. LEI Universal lo invia precompilato per la firma dopo la presentazione della richiesta.

I documenti possono essere presentati dopo l’invio della domanda?

Sì. Se durante la verifica della domanda risulta necessario un documento aggiuntivo, LEI Universal si mette in contatto e il documento può essere presentato successivamente.